СЭД PayDox - пресс-релизы - Объявления: Пресс-релизы компаний, новости и анонсы. Если вы не знаете что такое пресс релиз - не пишите - реклама и маркетинг
Интеграция электронного документооборота и ECM в системе PayDox
В системе электронного документооборота и поддержки совместной работы PayDox реализована функциональность иерархических тегов для разметки документов..
Поскольку каждое подразделение на предприятии может иметь собственные предпочтения по структуре тегов, то в системе возможна разметка документов как глобальными тегами, видимыми всеми сотрудниками организации, так и локальными, видимыми только сотрудниками конкретного подразделения. Данная возможность позволяет сотрудникам самостоятельно категоризировать документы для их последующего быстрого поиска и не загромождать документы ненужной в другом подразделении информацией. Юристы будут видеть только свои теги и осуществлять по ним быстрый поиск, а экономисты свои.
Функционал иерархических тегов дает возможность группировать большое количество тегов в компактные папки, чтобы пользователь мог открыть ту папку, теги из которой ему нужны для поиска документов в данный момент. Такие механизмы позволили реализовать в системе PayDox средства создания и использования пользователями гибких справочников для категоризации документов — без программирования и без осуществления сложных настроек.
В СЭД PayDox расширен функционал управления резолюциями и включена функциональность управления задачами в виде подсистемы PayDox Case Management, фактически (Управление Делами). Кейс можно представить себе как папку, «дело», в которую можно вкладывать все, что относится к данному «делу» — это может быть проект, договор и т.п. Кейс может содержать документы, задачи, поручения, файлы. И все это может быть иерархическим. При этом сроки исполнения всех задач кейса будут контролироваться системой, а документы кейса можно согласовывать, утверждать и знакомить с ними сотрудников с фиксацией в системе факта ознакомления.
Реализация возможностей ECM в системе PayDox позволила создать эффективные инструменты для работы с неструктурированной корпоративной информацией внутри СЭД, сохранив при этом все достоинства документооборота с его строгими правилами обработки документов: регистрации, согласования, утверждения и ознакомления с документами сотрудников.
Функциональности тегов и управления задачами включены в бесплатную версию PayDox Team.
Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и поддержки совместной работой PayDox доступна на официальном сайте www.paydox.ru.
Последний раз редактировалось: Николай Нейман (18 Сен 2018 Вт 13:42), всего редактировалось 1 раз
Управление договорами и контрагентами в СЭД PayDox
Новая версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox включает функционал, позволяющий оперативно управлять договорами и контрагентами, в том числе вести долговременный учет сделок с контрагентами.
Предприятия достаточно часто меняют свои учетные данные, измениться может все, что угодно – от юридического адреса и названия до организационной формы. При этом важно, чтобы в информационной системе, такой как СЭД, можно было все эти изменения отразить, не потеряв всю историю взаимоотношений с данным предприятием и сохраняя в документах именно те данные о предприятии, которые были актуальны на момент создания этих документов.
Долговременный учет сделок с контрагентами требует ведения справочника контрагентов, позволяющего учитывать изменение реквизитов и других учетных данных предприятий, с которыми заключаются договоры. При этом необходимо вести всю историю изменений данных о контрагентах, так как к документам необходимо привязывать информацию о контрагенте, актуальную как на дату заключения договора, так и на дату закрытия. Таким образом, необходим функционал, позволяющий вести в СЭД всю историю изменения данных о предприятиях, с которыми ведутся договорные отношения – так, чтобы во-первых, в карточке договора была доступна информация о контрагенте, актуальная именно для этого документа и, во-вторых, все изменения учетных данных контрагента хранились совместно в хронологическом порядке и были доступны при просмотре из любого документа,
связанного с данным контрагентом.
Функциональность управления договорами и ведения долговременного учета истории изменения учетных данных контрагентов включена также в бесплатную версию PayDox Team.
Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox доступна на официальном сайте системы www.paydox.ru
Визуальное управление маршрутами согласования в системе электронного документооборота PayDox
Новая версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox включает функционал, позволяющий пользователям и администраторам СЭД вести справочники стандартных маршрутов согласования документов (приказов, договоров и т.п.) и использовать удобный визуальный drag-n-drop редактор для корректировки таких маршрутов в соответствии с категорией согласуемого документа.
Пользователи имеют возможность:
• Выбрать участника согласования из справочника пользователей и вставить эту информацию в создаваемый/корректируемый маршрут согласования.
• Выбрать вручную или автоматически предустановленный маршрут согласования для данной категории документа, содержащий данные о всех участниках согласования и маршруте (параллельный, последовательный, смешанный и др.)
• Сформировать маршрут согласования, просто перетаскивая мышью информацию об участниках согласования между уровнями согласования.
• Указывать несколько уровней согласования − на каждом уровне пользователи могут согласовывать документ одновременно и параллельно, а пользователи разных уровней включаются в согласование последовательно.
• Указывать в документе название маршрута согласования для удобной идентификации таких маршрутов.
• Указывать предельные сроки согласования на каждом уровне согласования в днях и в часах.
• Указывать обязательных пользователей, которых нельзя удалять из маршрута согласования, или для которых запрещено менять порядок согласования.
• Указывать в маршруте согласования дополнительную информацию о прохождении процесса согласования (передано, делегировано и т.п.)
• Указывать различные признаки режима согласования (приостановленное, завершенное и др.)
• Видеть в отображении маршрута согласования текущее состояние согласования − кто из участников согласования уже согласовал документ, кто еще нет, и кто отказал в согласовании.
• Получать информацию об участниках согласования (должность, подразделение, фото и др.) кликом на ФИО пользователя в маршруте согласования.
Новый визуальный drag-n-drop редактор маршрутов согласования документов включен в бесплатную версию PayDox Team.
Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox доступна на официальном сайте системы http://www.paydox.ru
Управление удаленной работой сотрудников и сквозными бизнес-процессами с контрагентами в СЭД PayDox
Система электронного документооборота и управления совместной работой PayDox поддерживает удаленную коллективную работу сотрудников, в том числе географически распределенных, и управление сквозными бизнес-процессами с дистанционным подключением контрагентов предприятия (поставщиков товаров, услуг, участников совместных проектов).
СЭД PayDox является web-приложением, для работы не требуется установка дополнительного программного обеспечения на компьютеры пользователей. Сотрудники работают с корпоративными документами, задачами, бизнес-процессами и файлами через браузер из любого места с любого устройства (ПК/планшеты/смартфоны).
Интерфейс СЭД PayDox адаптирован под мобильные устройства для платформ iOS, Android, Windows и оптимизирован так, чтобы для всех основных операций количество нажатий на экран или кликов мыши было минимальным. Основные функции системы могут осуществляться непосредственно из актуального списка документов пользователя. Прозрачная интеграция с Active Directory Domain Services (AD DS) позволяет входить пользователям в СЭД без дополнительного предъявления логина и пароля.
В системе обеспечивается полноценная дистанционная работа с любами типами документов: входящая и исходящая документация, договоры, ОРД (Организационно-Распорядительная Документация), служебные и докладные записки, заявки, платежные документы и др.
Сотрудники независимо от их местонахождения могут оперативно создавать карточки документов, настраивать маршруты, согласовывать, утверждать, регистрировать и знакомиться с документами, а руководители в режиме реального времени контролировать их исполнение, в том числе с помощью наглядных аналитических отчетов.
Подсистема совместной работы PayDox Кейс-менеджмент позволяет удаленно выдавать поручения со сроками исполнения, мониторить ход исполнения и проверять выполненные работы, а также проводить дистанционное обсуждение с сотрудниками по различным темам и проектам.
В СЭД PayDox обеспечивается возможность подключения географически распределенных контрагентов предприятия, находящихся в разных регионах, для осуществления различных видов информационного взаимодействия, в частности: информирование о текущем статусе заказа или проекта, формирование совместных проектов, проведение закупочных процедур, согласование договоров и платежных документов, организация совещаний и заседаний, осуществление технической поддержки (HelpDesk) и многое другое.
Тесная интеграция с электронной почтой позволяет безопасно работать с сервером системы без использования браузера — согласовывать и утверждать документы, добавлять свои резолюции и комментарии в карточки документов, создавать поручения, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту через любой клиент электронной почты, имеющийся на устройстве. Это позволяет подключать к системе внешних пользователей – партнеров, контрагентов, которых можно легко регистрировать в системе непосредственно при отправке им e-mail уведомления с обсуждаемыми документами и автоматически принимать в системе ответные письма с новыми версиями документов и ответами на вопросы.
Для удаленной работы в СЭД пользователю нужно всего лишь запустить браузер на компьютере или мобильном устройстве, ввести адрес корпоративной инсталляции PayDox и пользоваться всеми возможностями системы.
Ознакомиться с работой системы можно непосредственно на сайте или скачать и установить на своем компьютере бесплатную версию PayDox Team.
Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox доступна на официальном сайте системы http://www.paydox.ru
Основное преимущество использования MS Excel для управленческого учёта и отчетности – это гибкость. Продвинутые пользователи могут самостоятельно создавать различные варианты отчетов и оперативно адаптировать их под текущие потребности своей организации. Таблицы и графические диаграммы MS Excel, использование формул, позволяют представить в наглядном виде всевозможные кастомизированные показатели деятельности предприятия.
Очевидной проблемой при использовании MS Excel на предприятии является наполнение таблиц MS Excel актуальной исходной информацией. Данные приходится либо вводить вручную, что является источником ошибок и дополнительной работы, либо писать программный интерфейс для автоматического наполнения таблиц MS Excel данными из корпоративной информационной системы, что часто является достаточно трудоемкой работой, а также нивелирует всю гибкость использования MS Excel – при изменении таблиц такой код приходится переписывать.
Новая функциональность СЭД PayDox позволяет пользователям создавать таблицы MS Excel для управленческого учёта и отчетности с автоматическим наполнением таких таблиц актуальными данными из первичных документов. Необходимо лишь в формулах расчета в таблицах MS Excel использовать наименования полей документов из СЭД. Загрузив такой файл MS Excel в СЭД как шаблон, можно одним кликом получить готовый управленческий отчет в виде файла MS Excel с актуальными данными, вставленными в него «на лету» из СЭД. Любая управленческая отчетность таким образом может формироваться самими пользователями и при необходимости дополняться и совершенствоваться. Преимуществом такого подхода является наличие функции «drill-down» – на формируемые отчетом показатели можно кликнуть и получить в СЭД список первичных документов, из которых он получен. Все управленческие отчеты становятся проверяемыми в режиме реального времени. Это важнейшее качество, недостижимое при подготовке управленческой отчетности вручную.
Таким образом возможно делать тесную интеграцию системы электронного документооборота с уже имеющейся на предприятии управленческой отчетностью на таблицах MS Excel, полностью автоматизируя подготовку таких отчетов. Данный подход обеспечивает гибкость и оперативность подсистемы управленческого учета и отчетности предприятия и позволяет ответственным сотрудникам предприятия участвовать в разработке и дальнейшей адаптации процесса автоматизации управленческой отчетности под нужды предприятия.
Функциональность формирования управленческого учета и отчетности включена в бесплатную версию PayDox Team, которая скачивается и устанавливается за несколько минут, после чего готова к работе.
Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и поддержки совместной работы PayDox доступна на официальном сайте системы http://www.paydox.ru
Управление бизнес-процессами предприятия на одном экране и единая среда описания и исполнения бизнес-процессов в системе PayDox
Обновленная функциональность системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox позволяет в единой среде одинаковым способом как описывать бизнес-процессы, так и контролировать их исполнение, а также мониторить коллективную работу сотрудников с документами и поручениями БП.
Моделирование, настройка и исполнение бизнес-процессов осуществляется в едином визуальном веб-интерфейсе, что позволяет автоматизировать типовые и создавать собственные бизнес-процессы без программирования в виде наглядных блок-схем, а также оперативно вносить изменения в описания БП. Сотрудники работают по процессам через браузер с настольного компьютера или любого мобильного устройства, не требуется установка дополнительного программного обеспечения на компьютеры пользователей.
Функциональность управления бизнес-процессами PayDox AJAX-BPM полностью интегрирована с функциональностью управления документами и функциональностью управления совместной работой PayDox Case Management.
Возможность интеграции позволяет управлять всем набором документов бизнес-процесса, подпроцессами согласования и утверждения, а также контролировать работу сотрудников на всех этапах БП, назначать любое количество поручений и отмечать их исполнение. Управление бизнес-процессами и организация совместной работы дополняют друг друга и позволяют комплексно автоматизировать как структурированные устоявшиеся бизнес-процессы предприятия, так и ежедневную коллективную работу сотрудников.
Весь ход выполнения бизнес-процессов отображается на одном экране системы. На интерактивной блок-схеме можно наблюдать: текущее состояние БП, исполненные и неисполненные этапы, документы, связанные с этапами исполнения. По клику на любой элемент БП можно открывать/закрывать для просмотра подпроцессы в точках ветвления, просматривать детальную информацию по этапу, изменять статусы этапов, заполнять формы, открывать для просмотра и согласовывать документы и т.п.
Лица, принимающие решение, могут согласовывать документы, задачи и принимать решения о дальнейшем маршруте прохождения БП. Участники БП могут добавлять комментарии и согласовывать документы непосредственно на блок-схеме БП на экране компьютера или смартфона/планшета.
Функциональность PayDox AJAX-BPM и примеры работающих корпоративных бизнес-процессов включены в бесплатную версию PayDox Team.
Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и поддержки совместной работы PayDox доступна на официальном сайте системы http://www.paydox.ru
Управление взаимоотношениями с клиентами и контрагентами в СЭД PayDox
Новая версия системы электронного документооборота и поддержки совместной работы PayDox включает функционал, позволяющий оперативно управлять взаимоотношениями с клиентами и контрагентами, включая всю историю создания и обмена совместными документами.
Очевидной проблемой при использовании традиционных систем CRM на предприятии является неспособность таких систем предоставлять актуальную и полную информацию о всех взаимоотношениях с клиентами и контрагентами, включая всю историю создания и обмена совместными документами.
В данном случае речь идет, в основном, о клиентах - юридических лицах, отношения с которыми после заключения сделки (подписания договора, выписки и оплаты счета и т.п.) не заканчиваются, а, скорее, только начинаются. Длящиеся заключенные договоры и проекты требуют поддержки, и CRM, предлагающая обслуживание взаимоотношений с контрагентами, должна предоставлять такой функционал. Обработки «воронки продаж» для CRM, обеспечивающей работу с клиентами-юридическими лицами, совершенно недостаточно.
Сопровождение потенциальной сделки с клиентом и контрагентом − это лишь часть необходимой работы. Возможность CRM-системы оперативно предоставить всю информацию по любому клиенту и контрагенту, включая всю историю ранее исполненных и текущих договоров, проектов и платежей, весьма важна как для текущей работы с данным клиентом, так и для формирования его интегрального рейтинга как надежного исполнителя договорных обязательств.
Первичные данные, которые используются в системе взаимоотношениями с клиентами и контрагентами (CRM), находятся в первичных документах предприятия − счетах, актах, договорах и т.п. При наличии на предприятии системы электронного документооборота (СЭД) эти данные существуют в цифровом виде, являются достоверными и верифицированными, так как прошли процедуру электронного согласования и утверждения ответственными сотрудниками. CRM-система, построенная на базе интеграции с СЭД, обладает необходимой функциональной полнотой для обеспечения работы. Более того, стандартный функционал СЭД, например, процедуры согласования документов, ознакомления, уведомления и др., часто является крайне необходимым для обеспечения функционирования CRM.
Только система CRM, построенная на базе СЭД либо осуществляющая тесную интеграцию с СЭД, способна обеспечить полноту необходимого функционала для работы с клиентами и контрагентами, поскольку 80% такого функционала − это работа с документами. Принципиально важной является возможность по 1-му клику на карточку контрагента получить всю информацию по данному контрагенту, все текущие документы (письма, договоры, платежи и др.), и тут же, при необходимости, просмотреть и оперативно согласовать их.
Только связка СЭД + CRM может обеспечить комплексную работу с клиентами и контрагентами - от первичной обработки воронки продаж до контроля исполнения договоров и платежей.
Оформление процессов управления сделками в виде кейсов позволяет гибко адаптировать обработку сделок в соответствии с корпоративными требованиями. Перечень действий с потенциальной сделкой (обработка воронки продаж) и HTML-форма вводимых данных о сделке могут настраиваться без программирования и сохраняться в виде шаблона кейса. Возможна интеграция с подсистемой рассылки потенциальным клиентам коммерческих предложений о новых предложениях.
Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и поддержки совместной работы PayDox доступна на официальном сайте системы http://www.paydox.ru
Представление общей воронки продаж для разнотипных сделок в PayDox CRM
Новая версия системы управления взаимоотношениями с клиентами и контрагентами PayDox CRM включает функционал, позволяющий настраивать различные типы сделок и бизнес-процессов их обработки с возможностью представления всех таких сделок в общей воронке продаж. Это обеспечивает единообразное управление и контроль состояния разнотипных сделок в целом по организации.
B2B CRM-система, клиентами которой являются, в основном, юридические лица, как правило, обслуживает не один вид сделок, а несколько. В отличие от B2C CRM-системы, ведущей, в основном, однотипные сделки по продажам физическим лицам.
В B2B CRM-системе отношения с клиентами после заключения сделки (подписания договора, выписки и оплаты счета и т.п.) не заканчиваются, а, скорее, только начинаются. Длящиеся заключенные договоры и проекты требуют поддержки, и CRM, предлагающая обслуживание взаимоотношений с клиентами - юридическими лицами, должна предоставлять такой функционал. Обработки «воронки продаж» с однотипными сделками для B2B CRM-системы совершенно недостаточно. Сделки в B2B CRM-системе являются более длительными, чем в B2C CRM-системе, и бизнес-процессы их обработки гораздо более разнообразны.
Довольно часто в одной B2B CRM-системе требуется вести и сделки по продаже готового продукта, и договоры послепродажного обслуживания или технической поддержки, и разнообразные услуги корпоративным клиентам. Все эти виды сделок имеют свои особенности и им назначаются разные шаблоны бизнес-процессов обработки. При этом возникает задача единообразного отражения всех таких сделок в общей воронке продаж с одинаковым набором статусов сделки для представления общей картины с продажами по всей организации и контроля возникающих узких мест на протяжении всего жизненного цикла сделок. Поскольку и клиенты для таких разнотипных сделок часто одни и те же, и подразделения, и менеджеры, занимающиеся продажами, также часто те же самые.
На одном наглядном графическом дашборде руководитель может видеть общее состояние по всем видам сделок (продажи товаров, услуг, ведение проектов, исполнение различных договоров) в целом по предприятию. Наличие узких мест в продажах (низкий процент сделок, успешно переходящих на следующий этап обработки) сразу же выявляется. При необходимости, воронка продаж может быть показана в различных разрезах, в том числе по конкретному типу сделки, по клиенту, по подразделению, по сотруднику, за период.
Графическое представление текущего состояния воронки продаж можно также получить одним кликом в виде PDF- страницы или отчета в формате MS Excel. Такой презентабельный вид удобен для распечатки и отправки по электронной почте или через социальные сети.
Для обеспечения такой возможности в PayDox CRM любому бизнес-процессу обработки сделки можно назначить статус сделки из настраиваемого справочника. Далее, при расчете воронки продаж, различные сделки и бизнес-процессы их обработки группируются в соответствии с такими стандартными статусами сделки и результат в виде графического представления воронки показывается на интерактивном дашборде или в отчете. Статус сделки может присвоить вручную ответственный пользователь или это может быть сделано автоматически системой при прохождении бизнес-процесса обработки сделки в соответствии с настраиваемыми правилами. Кликнув на слой воронки с наименованием статуса, можно увидеть список сделок с таким статусом и всю необходимую информацию.
Тесная интеграция с электронным документооборотом позволяет комплексно обрабатывать в PayDox CRM любые виды сделок, создавать, согласовывать и подписывать весь комплект документов по сделке: договоры, счета, акты, протоколы, прочие документы, для которых в системе создаются шаблоны, по которым готовые экземпляры документов генерируются автоматически.
Автоматизированная обработка лидов (сделок, заявок) и программируемые правила в PayDox CRM
Новый функционал системы управления взаимоотношениями с клиентами и контрагентами PayDox CRM позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки запросов клиентов с помощью настраиваемых программируемых правил. Лиды (сделки, заявки) могут поступать в PayDox CRM из самых разнообразных источников, либо вводиться вручную и назначаться ответственным сотрудникам с отправкой им соответствующих уведомлений. Например, заказы могут автоматически загружаться в PayDox CRM из HTML-формы на сайте.
В соответствии с производимыми в системе разнообразными действиями (приходом платежей, согласованием и утверждением документов и т.п.) настраиваемые правила могут управлять статусом сделки и переводить ее на следующие этапы бизнес-процесса обработки.
Сделки в B2B CRM системе являются более длительными, чем в B2C CRM-системе и бизнес-процессы их обработки гораздо более разнообразны. Довольно часто в одной B2B CRM-системе требуется вести и сделки по продаже готового продукта, и договоры послепродажного обслуживания или технической поддержки и разнообразные услуги корпоративным клиентам. Все виды сделок имеют свои особенности и для их обработки назначаются разные шаблоны бизнес-процессов.
Тесная интеграция PayDox CRM с электронным документооборотом PayDox СЭД позволяет создавать, согласовывать и подписывать в электронном виде весь комплект документов по сделке: договоры, счета, акты, протоколы и прочие. Для всех документов по сделке в системе создаются шаблоны, по которым автоматически генерируются готовые экземпляры документов.
Автоматизированная обработка лидов (сделок, заявок) и программируемые правила в PayDox CRM являются гибким инструментом кастомизации CRM-системы в соответствии с любыми требованиями заказчиков.
Функциональность CRM включена в бесплатную версию PayDox Team, которая скачивается и устанавливается за несколько минут, после чего готова к работе.
Полнофункциональная версия СЭД/CRM PayDox доступна на официальном сайте системы http://www.paydox.ru
Искусственный интеллект − корпоративный юрист? Да, направление «Искусственный интеллект» для анализа и подготовки корпоративных документов» видится весьма необходимым и вполне перспективным для развития направлением.
Система электронного документооборота PayDox предоставляет возможность контролировать использование правильных шаблонов корпоративных документов и наличие в шаблонах документов обязательных разделов и параграфов, а также сигнализирует о расхождениях в текстах необходимых параграфов проверяемого документа с содержимым справочника корпоративного контента.
Различные виды договоров требуют обязательного присутствия в текстах договоров стандартных пунктов, обеспечивающих защиту интересов предприятия. Конкурсная документация должна обеспечивать включение в условия договора с поставщиком обязательных пунктов, содержащихся в условиях проведения конкурса на закупку. Содержащиеся в предлагаемых поставщиками текстах договоров условия не должны нарушать ваши корпоративные принципы работы с такими контрагентами. В подписанных поставщиками контрактах не должно быть искажений ранее согласованных условий.
Постоянно пополняемый и актуализируемый корпоративный справочник нормативных контекстов со временем образует базу корпоративных знаний, с которой сверяются все новые документы. Система постоянно обучается самими пользователями, контролирующими «правильность» контекстов корпоративного контента в базе знаний.
Используя такую накапливаемую и отчуждаемую базу знаний, СЭД может осуществлять содержательный анализ поступающих в компанию извне документов и сигнализировать о сомнительных или требующих внимания контекстах, а также помогать при разработке любых новых корпоративных документов.
Тесная интеграция с процессами подготовки документов позволяет проверять документы на соответствие корпоративным стандартам в процессе их создания или согласования в системе электронного документооборота PayDox.
Функциональность проверки документов на соответствие корпоративным стандартам включена в бесплатную версию PayDox Team, которая скачивается и устанавливается за несколько минут, после чего готова к работе.
Полнофункциональная версия СЭД PayDox доступна на официальном сайте системы http://www.paydox.ru